1985年1月，学校成立档案室，属学校办公室内设机构；1988年11月，在原档案室的基础上成立综合档案馆，隶属于学校办公室；2009年5月，学校设立档案馆，为副处级建制单位，挂靠学校党委（行政）办公室；2019年5月，怀化学院档案馆从学校党委（行政）办公室分离出来，更名为怀化学院综合档案馆，为学校独立建制单位。

为弘扬中华民族的优秀文化传统，抢救民族民间文艺遗产，发掘民族民间优秀文艺资源，传承与创新具有中国特色的民族民间文化艺术并服务于教学科研，经湖南省教育厅批准，于2012年设立湖南省普通高等学校哲学社会科学重点研究基地“湖南省民族民间文化艺术研究中心”（以下简称为“中心”），为怀化学院正处级机构。

教务处是主管学校教学工作和实施教学管理的职能部门，其工作目标是全面贯彻党的教育方针，认真执行上级关于教育教学工作的指示和要求，更新教育观念，深化教学改革，加强教学建设与教学管理，严格执行各项教学管理规章制度，确保教学工作的中心地位，努力提高人才培养质量和办学效益。教务处的工作内容主要包括：负责全校的教学计划管理、教学运行管理、教学质量管理与评价、教学基本建设管理、教学组织管理和教学研究与改革等。

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